واحدهای اصلی هر شرکتی جزئی از سیستم های آن شرکت هستند. هر بخشی از شرکت تان بخشی از سیستم کسب و کارتان است که با استفاده از اصول مدیریتی، بهبود خواهد یافت و برای بهبود یافتن نیاز به سیستم سازی دارید. به طور کلی می توان گفت سیستم سازی کسب و کار به معنای نظم و هماهنگی بخشیدن به فعالیت و وظایف یک شرکت است. در ادامه این مقاله با ما در سایت مرکز بیزینس کوچینگ کریمی همراه باشید تا به طور کامل شما را با این موضوع آشنا کنیم.
سیستم سازی چیست؟
همان طور که در مقدمه گفتیم، سیستم سازی کسب و کار همان اصولی است که فرآیند اجرای وظایف را در یک شرکت تعیین می کند.
تمامی فعالیت هایی که در کسب و کارتان رخ می دهد را تصور کنید. کدام یک از وظایف بر دیگری مقدم تر است؟ پاسخ این سوال در سیستم سازی کسب و کار است. هر شرکتی برای رسیدن به هدفی باید از نقطه ای شروع کند و برای رسیدن نیز فعالیت هایی مختلفی را انجام دهد. این شرکت تنها در صورتی بهترین نتیجه را کسب خواهد کرد که مسئولین آن بتوانند فرآیند انجام این فعالیت ها را شرح بدهند.
در مفهوم سیستم سازی بایستی فعالیت های روزانه هر شرکت به دو دسته زیر تقسیم می شود:
- کار استراتژیک فعالیت هایی است که در آن نتایج تعریف می شود.
- کار تاکتیکی به فعالیت هایی گفته می شود که برای رسیدن به این نتایج انجام می دهند.
متاسفانه صاحبان کسب و کاری که با سیستم سازی کسب و کار آشنا می شوند، تصور می کنند همه وقتشان صرف انجام کارهای روزانه می شود و سیستم سازی عملی نیست. برای آشنایی بیشتر با این مفهوم و اشتباه صاحبان کسب و کارها تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
منظور از ساختن سیستم کسب و کار چیست؟
منظور از ساختن سیستم کسب و کار به معنی استفاده از پتانسیل کسب و کارتان به وسیله کارهای تاکتیکی و استراتژیک است. هیچ کسب و کاری بدون کمک زمان، انرژی و تفکر به موفقیت نمی رسد. اگر شرکت تان با انجام فعالیت های تان به موفقیت نرسیده، به دنبال تغییر روند خودتان باشید. در بالا به این موضوع اشاره کرده ایم که صاحبین کسب و کار نداشن زمان را بهانه کرده اند. اگر می خواهید به موفقیت برسید، برای خود زمان ایجاد کنید و دست از تلاش برندارید.
سیستم سازی در هر کسب و کاری چهارچوب وظایف را مشخص می کند. شرکت شما هم باید سیاست و روش های کاری خود را داشته باشد تا فعالیت های تان به صورت منظم و یکپارچه ای اجرا شود. تمامی فعالیت های شرکت از کارهای ساده تا فرآیندهای پیچیده به سیستم سازی و سیاست های کسب و کارتان وابسته است.
به طور کلی سیستم هر کسب و کاری، چهارچوب تمامی فعالیت های شرکت شما را مشخص می کند و همه این فعالیت ها به این خاطر است تا درآمد شرکت تان به بالاترین حد برسد. برای مثال با سیستم سازی می توان نیازهای اصلی مشتری را شناسایی و انتظارات او را برآورده کرد. تمامی این فعالیت ها باعث تقویت برند و جایگاه شرکت شما خواهد شد.
اهمیت به کارگیری سیستم سازی کسب و کار
شما به عنوان صاحب کسب و کارتان جز کدام دسته هستید؟ درباره ی موضوع کسب و کار اطلاع دارید یا بر تمامی تکنیک های انجام کسب و کار مسلطید؟ متاسفانه اکثر صاحبین کسب و کارها محکوم به شکست هستند؛ چرا که آن ها تنها درباره ی آن کسب و کار اطلاعاتی دارند. کسب و کاری موفق خواهد بود که صاحبان آن علاوه بر کسب اطلاعات، تکنیک های مربوط به کسب و کار را بدانند. این تکنیک ها در سیستم سازی کسب و کار خلاصه می شود و در ادامه به دلایل اهمیت آن می پردازیم:
برطرف کردن انتظارات مشتریان
در بالا به یکی از مزایای سیستم سازی کسب و کار اشاره کرده ایم که با کمک آن می توان تمامی احتمالات مرتبط با نیازهای مشتریان را تحلیل کنید و آن ها را با اهداف سازمانی انطباق دهید. سیستم هر کسب و کاری منجر به بهبود ارتباط با مشتریان خواهد شد و موفقیت کسب و کار نیز به تعامل با مشتری وابسته است.
نتایج یکپارچه و مشخص
اگر کسب و کاری نتایج یکپارچه ای نداشته باشد، یعنی فروش ثابتی ندارد. سیستم کسب وکار جهت ارائه نتایج موثر، کارآمد و تکرار شدنی طراحی شده تا به فروشی ثابت و البته بالا برسید.
تقویت کارکنان
هدف دیگر در سیستم سازی، ایجاد فرصت های مناسب برای آموزش همه کارمندان است تا بتوانند وظایف شان را به صورت موثر انجام دهند و طبق اهداف سیستم عمل کنند. علاوه بر آموزش به دنبال تقویت خلاقیت کارکنان خود نیز باشید و با کمک سیستم سازی مشارکت های فردی را نیز افزایش دهید.
افزایش سوددهی
یکی از راه های رسیدن به سود این است که هزینه ها کاهش یابند. سیستم های کسب و کار سعی می کنند تا تمامی هزینه ها را به صورت اصولی کاهش دهند تا منجر به افزایش درآمدها و سوددهی شود.
استقلال هویتی
کسب و کارهای بدون سیستم سازی کسب و کار با رفتن یک یا چند نفر از افراد شرکت شان دچار اخلال می شوند. اما با کمک سیستم سازی می توان به نوعی استقلال هویتی رسید که با نبودن افراد مختلف هم بدون هیچ گونه مشکلی در مسیر موفقیت ادامه داد.
آیا به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارید؟
چه کسب و کاری نوپا و چه سابقه دار باشید، جهت بهبود مدیریت و فروش به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارید. در زیر به موقعیت هایی اشاره کرده ایم که نشان می دهد به سیستم سازی نیاز دارید:
- از وقفه های دائمی کارکنان در حین کار راضی نیستید و وقت زیادی را برای نظارت بر عملکردشان هدر می دهید.
- به فکر حفظ و رشد مستمرکسب و کار خود هستید و می خواهید از از طریق سیستم سازی کسب و کار از حداکثر توان کارکنان خود استفاده کنید.
- به بهانه مشغله ی زیاد و نبود زمان کافی هیچ گاه ایده ها و برنامه های خود را جدی نگرفتید.
معرفی سیستم ها جهت سیستم سازی کسب و کار
جهت سیستم سازی کسب و کار خود به سیستم های مختلف نیاز پیدا می کنید. در زیر برخی از مهم ترین این سیستم ها را معرفی کرده ایم:
لید سازی
جهت سیستم سازی کسب و کارتان باید سیستم بازاریابی و تبلیغات را جدی بگیرید. به کمک این سیستم تشویق مشتری، جریان مداومی از لیدهای واجد شرایط ایجاد می شود که برای خرید محصولات یا استفاده از خدمات تان با شما از طریق راه های مختلف ارتباط می گیرند. جدی نگرفتن این سیستم باعث قطع شدن این جریان مداوم خواهد شد. در نهایت هم فروش و درآمد شرکت تان کاهش می یاد و کسب و کارتان به جای رسیدن به موفقیت، در خطر قرار می گیرد.
تبدیل لید
پس از لید سازی باید به دنبال تبدیل لید باشید؛ یعنی مشتریان بالقوه خود را به مشتریانی که خرید می کنند، تبدیل کنید. سیستم فروش مجموعه تان باید تمامی مراحل این تبدیل لید را بداند. نماینده های فروش کسب و کارها یک برنامه تنظیم شده جهت فروش به کار می برند. در این برنامه مشخص شده که از ابتدای ارتباط با مشتری تا خرید نهایی چه کارهایی باید انجام داد.
البته این برنامه تنظیم شده در همان ابتدا برنامه کاملی نیست و برای کامل شدن به آزمایش و خطا نیاز است. هر برنامه باید ارزیابی شود تا به مرور نقاط منفی آن از بین برود. این گونه تمامی اقدامات آن برنامه مشتری را جذب خود خواهد کرد و او را به یک خریدار تبدیل می کند.
تولید محصولات
زمانی لید سازی و تبدیل لید به نتیجه می رسد که شما محصول و خدمات تان به خوبی تولید شده باشد. برای موفقیت در تولید به سیتم سازی نیاز دارید تا این سیستم به شما در رسیدن به اهداف زیر کمک کند:
- تداوم کیفیت
- سهولت عملیات
- کارایی فعالیت ها
- هزینه های کمتر تولید
- تحویل مداوم
سیستم تحویل
در ادامه سیستم تولید خدمات و محصولات، زمانی مشتری به محصولات شما خواهد رسید که سیستم تحویل خوبی داشته باشید. این سیستم باید به خوبی سفارشات را تحویل بگیرد و در تحویل به موقع محصول یا خدمات به مشتری سریع عمل کند.
سیستم خدمات
برای ایجاد تعامل بیشتر با مشتری و وفادارسازی باید سیستم خدمات را جدی بگیرید. در این سیستم باید فعالیت های مختلفی انجام بدهید؛ مانند:
- رسیدگی به نیازها و شکایات مشتری و پیگیری آن
- ایجاد فروش بیشتر در مشتری های فعلی
- حفظ تماس منظم با مشتری
- ارجاع و اطلاع رسانی توصیه های مشتریان فعلی راضی به مشتریان جدید
- اطلاع رسانی محصولات و خدمات جدید به مشتریان علاقمند به خرید
سیستم حسابداری
هر کسب و کاری به سیستم حسابداری ساده ای نیاز دارد که تمامی درآمد و هزینه های وارد یا خارج شده کسب و کار را پیگیری کند. برنامه های کامپیوتری مختلفی مختص کسب و کارهای کوچک و بزرگ وجود دارند که توصیه می کنیم به دنبال برنامه ای باشید که کارآمدتر و مناسب شما باشد تا به راحتی پیگیر وضعیت مالی شرکت باشید.
سیستم کارکنان
با کمک سیستم باید هر کسی با وظایف خود و چگونگی انجام آن آشنا باشد. نتیجه نهایی سیستم های آموزش کارکنان باعث می شود که با وظایف خود و همچنین استانداردهای کیفی لازم آشنا بشود.
بر سر راه سیستم سازی کسب و کار چه موانعی وجود دارد؟
این که سیستم سازی کسب و کار مزایای زیادی دارد را همه می دانیم؛ با این حال کارکنان یک کسب و کار به احتمال زیاد با فرآیند سیستم سازی مخالف کنند و با وجود تمامی مزایا، آن را قبول ندارند. متاسفانه این مخالفت ها کارکنان، در هر سطحی از آن ها دیده شده. دلیل همه این ناسازگاری و مخالفت ها، موانعی است که به نظر آن ها توسط سیستم سازی برای شان ایجاد می شود. در ادامه این موانع را به همراه راه غلبه بر آن ها را بررسی می کنیم:
کارکنان فرصت و منبع خوبی برای سندسازی فرآیندها را ندارند
بزرگ ترین بهانه یا واقعا مانعی که کارکنان زیادی آن را بر سر راه سیستم سازی کسب و کار می بینند همین نبود فرصت و منبع کافی برای سندسازی هر فرآیند است. اشتباه بزرگی که کارکنان دچار آن می شوند این است که تصور می کنند باید نتایج و مزایای کارهایشان را همان لحظه ببینند؛ چرا که زمان و انرژی زیادی برای سیستم سازی صرف کرده اند.
توصیه می کنیم کسب و کارهای کوچک و حتی متوسط، سیستم سازی را در اولویت سایر کارها و فعالیت های شان قرار بدهند. این گونه فرصت را برای رسیدن به مزایای آن از دست نخواهند داد. صاحبین کسب و کارها برای این که کارکنان شان با مزایا سیستم سازی آشنا بشوند، باید ارزش سایر فعالیت های کارمندان را با ارزش سیستم سازی مقایسه کنند. این گونه کارکنان تشخیص می دهند که به نسبت تلاشی که داشته اند، نتیجه خوبی را به دست آورده اند.
کسب و کار من برای سیستم سازی کسب و کار خیلی کوچک است!
متاسفانه در این مورد علاوه بر کارکنان، حتی خود صاحبین کسب و کارها نیز تصور می کنند کسب و کارشان برای سیستم سازی به خاطر کوچک بودن مناسب نیست! این تصور بر خلاف توصیه ما است؛ چرا که در بالا تاکید کردیم کسب و کارهای کوچک و متوسط سیستم سازی را نسبت به سایر فعالیت هایشان در اولویت قرار بدهند.
بسیاری از صاحبین کسب و کارها تصور می کنند که بدون سیستم سازی می توانند کارکنان خود را کنترل کرده و “این کارها” برای کسب و کارهای بزرگ مناسب است و نه کسب و کارهای متوسط و کوچک. صاحبین کسب و کارها برخلاف ادعای کنترل کردن کارکنان، نمی توانند بدون کارمندان خود کاری را پیش ببرند. آن ها در پروسه های کاری شان به راهنمایی کارکنان شان وابسته هستند.
برای مثال وقتی یکی از کارکنان به هر دلیل در مجموعه حاضر نباشد، کارایی و کیفیت فعالیت های کسب و کار افت پیدا می کند و تا زمانی که به شرکت بازنگردد این افت ادامه خواهد داشت. حتی اگر سعی داشته باشید کسی را جایگزین کارمند اصلی خود کنید تا مدت ها آن فرد نمی توانند جایگزین خوبی باشد.
برای این که اثرات سیستم سازی را تشخیص بدهید، می توانید پس از این که کارکنان اصلی تان مرخصی گرفته اند اثرات عدم حضور آن ها را ببینید. برای برطرف کردن این مانع پیشنهاد می کنیم، کارمندی که سیستم سازی را نمی داند و کارمندی که بر سیستم سازی مسلط است را در یک گروه قرار بدهید. البته می توانید فردی را نیز استخدام کنید که فعالیت های کارکنان را رصد و فرآیندهای فعالیت های آنان را ثبت کنند.
از بیکار شدن می ترسند
هر کارمندی در هر جایگاهی که باشد از این که بیکار بشود، هراس دارد و احتمالا به خاطر همین موضوع علاقه ای به سندسازی فرآیندهای کاری نشان نمی دهند. به خاطر این که در سند سازی پروسه ها ثبت می شود، تصور می کنند که قرار است بر اساس مقدار فعالیت شان حقوق بگیرند و به احتمال زیاد حقوق شان کم خواهد شد.
راهکار پیشنهادی ما این است که به کارمندان خود اطمینان بدهید هدف تان از سیستم سازی کسب و کار چیزی به جز افزایش ظرفیت کاری آن ها نیست. همچنین نمی خواهید پس از سندسازی کارمندی را اخراج کنید. اگر خودتان به عنوان صاحب کسب و کار به سندسازی پروسه ها باور داشته باشید و به آن ها هدف اصلی از سیستم سازی در کسب و کار را توضیح بدهید آن ها قطعا ترس خود را کنار می گذارند.
به طور کلی سیستم سازی به شما کمک می کند تا آشفتگی و استرس های کارکنان خود که از سندسازی به خاطر ترس از اخراج شدن می ترسند را از بین ببرید. وظایف کارکنان خود را به صورت شفاف به آن ها انتقال دهید و کارکنان را در طول سندسازی پروسه ها مشارکت بدهید.
ترس از تغییر دارند
قبل از این که شما در کسب و کار خود از سیستم سازی کسب و کار استفاده کنید، به احتمال زیاد کارکنان شما هیچ اطلاعی از سندسازی نداشته اند. معمولا هم نمی توان انتظار زیادی از آن ها داشت تا روند کاری همیشگی خود را جهت سندسازی پروسه ها تغییر بدهند. تحمل افزایش وظایف شان برای آن ها سخت است. مخصوصا برای کارکنان خوب تان که با وظایف فعلی شان هیچ مشکلی ندارند و به خوبی وظایف خود را انجام می دهند. آن ها از انجام وظیفه ای جدید فراری هستند.
البته ترس همه ی آن ها به یک دلیل نیست و برخی تصور می کنند که نمی توانند مطلب جدیدی را یاد بگیرند. شما باید به عنوان مدیر کسب و کارتان از آن ها بخواهید انجام وظیفه جدید را باید تحمل کنند و این تحمل کردن برای رسیدن به اهداف سیستم سازی در کسب و کار ضروری است.
اوایل سندسازی پروسه ها، سندسازی کارکنان جدید را به کارکنان قدیمی انتقال بدهید. کارکنان قدیمی که تجربه بیشتری دارند باید سندسازی سایرین را دوباره بررسی و اصلاح کنند. هدف از این بازبینی دوباره افزایش همکاری کارکنان و همین طور اطمینان از درست بودن سندسازی است. همچنین همکاری ها به مرور باعث افزایش مهارت های کارکنان خواهد شد.